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管理体系认证程序

日期:2017-03-01

管理体系认证程序

1适用范围

本程序适用于组织申请航协认证的管理体系认证、服务认证等,包括质量管理体系(QMS)、环境管理体系(EMS)、工程建设施工企业质量管理体系(EC9000)、职业健康安全管理体系(OHSMS)、能源管理体系(EnMS)、信息安全管理体系(ISMS、服务认证等。

2术语和定义

下列术语和定义仅为方便本程序理解和阅读:

2.1审核

本文中出现的“审核”,包含了管理体系认证中的审核和服务认证中的审查的含义。

2.2 QMS

QMS代表质量管理体系。

2.3 EMS

EMS代表环境管理体系。

2.4 OHSMS

OHSMS代表职业健康安全管理体系。

2.5 EC9000

EC9000代表工程建设施工企业质量管理体系。

2.6 EnMS

EnMS代表能源管理体系。

2.7 ISMS

ISMS代表信息安全管理体系

3.申请的受理

3.1 申请方可直接与认证业务部或市场开发部联系,了解有关认证程序和事项,索取有关公开文件,提出认证意向。

3.2 认证业务部或市场开发部确认申请范围属于航协认证业务范围,则提供相关申请用表格,不属于航协认证业务范围则予以答复。

3.3 申请方应提供一份正式的由其授权人员签署的认证申请书,申请书的填写应按要求真实完整地填写,并提供评审所需资料。不真实的信息,将影响认证的公正性和有效性,由此引起的责任应由申请方承担。

4.申请评审

4.1 认证业务部对认证申请及相关信息进行评审,申请人应提供以下资料:

4.1.1通用的申请材料:

签署完毕的《管理体系/服务认证申请书》,包括申请客户的生产经营或服务活动等情况的说明;

法律地位的证明文件(包括:营业执照、事业单位法人证书、社会团体登记证书、非企业法人登记证书、党政机关设立文件、组织机构代码证或统一社会信用代码等)的复印件。若管理/服务体系覆盖多场所活动,应附每个场所的法律地位证明文件的复印件(适用时);

受审核方与申请方不是同一组织时,应提供双方相互关系的证明文件及受审核方接受审核的书面承诺并签章认可其与原件一致(适用时);

最新有效资质许可证明复印件并签章认可其与原件一致(适用时);

已获其他认证机构证书复印件并签章认可其与原件一致(适用时);

体系覆盖多场所基本情况清单和法律地位证明及资质证书(适用时);

组织场所外工作人员的工作情况说明(例如组织总部之外分场所如分店、维修点、服务点;在客户处的维修人员、销售及市场开发等工作人员、经常驻外厂/场质量管理人员的数量、工作性质和活动);

管理手册(也可以是客户对管理/服务体系的范围、边界、过程总体描述)、程序文件;

产品和服务实现流程图和主要设备清单(管理手册中有可不重复提供);

产品或服务实现过程外包的说明(管理手册中有可不重复提供);

相关体系覆盖产品和服务适用的主要法规及执行标准清单(无国家及行业标准时列出企业标准)。

4.1.2 EMS/OHSMS还需提供:

重要环境因素清单/不可接受风险清单;

EMS/OHSMS范围地理/平面示意图;需要时提供污水、雨水管网示意图并注明各排污;

环评批复/安全批复/职业病危害预评价批复复印件(无新、改、扩建项目,无需提供);

三同时验收报告(环境、安全)及批复复印件(无新、改、扩建项目,无需提供);

消防竣工验收报告(涉及时,OHSMS认证需提供,详见《建设工程消防监督管理规定》);

主要污染物,执行的排放标准及类别和主要污染物监测报告(适用时);

排污许可证(涉及时,EMS认证需提供)

环境保护守法证明/安全生产守法证明(适用时)

过程中使用的主要危险材料(例如对人体有毒、有害、易燃易爆、辐射等材料)(适用时)

适用的“法律法规和其他要求清单”。

4.1.3 EnMS还需提供:

能源(输入、转换、输出等)示意图/能流示意图等;

上一年度综合能耗、单位产品/单元产值综合能耗清单;

主要用能设备及其主要能源使用清单(包括主要能源使用、用能的种类和结构、重点用能设施、设备及系统---包括通用设备、设施及系统和专用设备、设施及系统,专用设备依据各行业认证要求和组织自身的实际情况进行确定);

固定资产节能评估报告书/表(适用时);

能源审计报告及上一年度能源利用状况报告(适用时);

有关主管部门对能源管理方面要求的信息(适用时,如申请组织与政府签订的节能责任书、政府下达的节能量等)

国家明令淘汰的工艺或用能设备(适用时,提供清单)。

4.1.4服务认证还需提供:

文件清单(建议在清单中做出对照认证标准相关要求的标识)

服务提供流程图;

服务网点清单(适用时);

服务相关主要法律法规、标准清单;

确定服务体系有效性所必需的其他文件。

4.2 评审合格后双方签订认证合同。

5.认证审核

5.1 正式签订合同后,航协认证负责组建审核组,在现场审核前通知受审核方,如受审核方对审核组成员有异议,可提出,经双方协商后解决;

5.2 初次审核分为两个阶段,即第一阶段(包括文审、大多数在现场进行)和第二阶段对管理体系或服务体系进行完整审核过程;

5.3 审核组在现场审核前,对受审核方提交的管理/服务体系文件进行审查,对发现的问题以文件审核报告的方式向受审核方提交,受审核方应在规定的时间内予以修改,补充和完善,直至文审通过方可进入现场审核;

5.4 由组长负责编制审核计划,在进驻现场审核前,通知受审核方,若有异议,应及时与审核组长沟通;

5.5 第一阶段审核主要审查受审核方理解和实施标准的情况,了解其产品(服务)范围、组织结构、生产规模、流程、资源配置等信息,评价是否具备二阶段审核的条件,并为第二阶段审核提供关注点,审核组将现场审核发现的问题以清单方式报告受审核方,受审核方应针对问题采取纠正和纠正措施,并提供证实材料,经审核组长验证合格,方可进行第二阶段审核;

5.6 一阶段发现的问题采取纠正和纠正措施后,航协认证将派审核组实施第二阶段审核确定是否推荐认证/注册。审核结束后,审核组向受审核方宣布不符合项报告和现场审核结论并提出采取纠正措施的完成时间和要求。

5.7 现场审核结束后,受审核方应根据审核组的要求,在规定的时间内向航协认证提供不符合项纠正措施实施结果并附以证实材料,审核组对不符合项纠正措施实施情况进行跟踪验证。

6.注册和发证

审核结束后,航协认证依据认证要求和审核发现、审核结论、相关信息进行认证评定并作出结论,由授权人批准并签发管理体系/服务认证证书。航协认证将定期在网站(www.bhxcc.com.cn)公示获证企业信息。

7.监督

7.1 通常情况下,证书有效期为三年,在证书有效期内应每年进行一次监督审核,第三年在认证证书到期之前完成再认证审核。

7.2对于管理体系/服务认证,初次认证后的第一次监督审核/审查应在认证证书签发日起12个月内进行。此后,监督审核/审查应至少每个日历年(应进行再认证的年份除外)进行一次,且两次监督审核/审查的时间间隔不得超过12个月。特定行业另行规定。

7.3如不能按期接受航协认证安排的监督审核,且时间超过规定期限的,认证/注册资格将被暂停,暂停期间认证证书和标志将暂停使用,并予以网上公示(详见对扩大/变更、暂停/恢复和撤消认证注册的说明认证标志和认证证书及认可标识的使用)。

7.4 航协认证实施年度监督审核确认制度,每次经监督审核,确认管理/服务体系有效后,准予保持认证/注册资格,并按合同规定缴纳认证费用,航协认证将向获证组织发放审核报告等资料,并将证书状态航协认证网站公示上报国家认监委网站。

8.再认证(换发认证证书)

获证客户应在证书有效期满前5个月向航协认证重新提出认证申请,航协认证将对其进行再认证审核,审核通过后换发认证证书。

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